4. Trabajo de campo y recolección de datos

4.1 Trabajo de campo y recolección de datos

Ahora llega el momento de salir al terreno. Aplicar los instrumentos de recolección de datos es, probablemente, una de las fases más estimulantes de una evaluación, ya que es cuando empezamos a recoger la información que nos permitirá responder las preguntas de investigación. Ya sea que se trate de una sola encuesta, o un conjunto de entrevistas, grupos focales y observaciones, este es el momento en que todo el trabajo previo comienza a dar frutos, al generar evidencia confiable sobre el proyecto (Phillips, T. B.,  et. al., 2014).

La coordinación del trabajo de campo es un paso clave dentro del proceso de evaluación, ya que garantiza que la recolección de datos se realice de manera rigurosa, ética y organizada. Involucra una serie de tareas que deben ser planificadas con antelación y ejecutadas con precisión para asegurar la calidad de la información recolectada y el respeto a las y los participantes. 

A continuación, compartiremos buenas prácticas para que el trabajo de campo resulte provechoso y se realice respetando los derechos y tiempos de los participantes. 

4.1.1 Comunicar el cronograma de levantamientos y considerar los calendarios escolares

En general, la recolección de datos se realiza en múltiples momentos. Por este motivo es importante calendarizar las distintas instancias de recolección y comunicar las fechas de manera anticipada a las escuelas. 

A su vez, resulta clave considerar los ciclos escolares para no sobrecargar a las instituciones. Es muy importante tener en consideración los feriados y recesos, los momentos de inicio y cierre de trimestres y semestres, los eventos de fin de año, la participación en pruebas estandarizadas si las hubiera, y otras cuestiones específicas de cada institución.

4.1.2 Analizar el ingreso al campo

La forma en que se accede al terreno puede revelar aspectos importantes sobre la implementación, la apertura institucional o comunitaria, y las condiciones contextuales de la política, programa o proyecto evaluado. Por ejemplo, si el acceso es fácil, burocrático, restringido, si requiere intermediarios o depende de relaciones preexistentes.

En este sentido, conviene prestar atención a la figura de los porteros (personas que controlan el acceso a la información y pueden condicionar las respuestas de los participantes) y de los padrinos (personas respetadas por la comunidad, que pueden facilitar la participación y generar confianza). Identificar y gestionar adecuadamente estas figuras puede marcar una diferencia en la calidad y profundidad de la información recolectada.

4.1.3 Considerar el perfil del/a evaluador/a

Una vez en el terreno, es fundamental tener en cuenta el efecto que puede generar la presencia del equipo evaluador. A veces, con solo observar o hacer preguntas, las personas pueden cambiar su manera de actuar o responder, especialmente si sienten que sus respuestas podrían tener consecuencias. Por eso, es clave ser muy claros desde el principio: explicar bien para qué se hace la evaluación, cuál es el rol del equipo evaluador y, sobre todo, dejar en claro que esto no es una supervisión ni una auditoría, sino una oportunidad para aprender y mejorar juntos.

También vale la pena pensar en cómo influyen nuestras propias características como evaluadores o evaluadoras: el género, la edad, el idioma, el origen o incluso la forma de vestir pueden afectar la disposición de las personas a participar o el tipo de información que se animan a compartir. Ser conscientes de estas dinámicas nos ayuda a generar espacios más cómodos y a ajustar nuestras estrategias para que la recolección de datos sea más respetuosa y efectiva.

En este sentido, es fundamental que las interacciones sean naturales y cuidadosas, evitando que se sientan forzadas o invasivas. Por ejemplo, una entrevista debería parecerse más a una buena conversación que a un interrogatorio formal. Lo que buscamos es que las personas se sientan escuchadas, valoradas y en confianza para compartir su experiencia.

4.1.4 Cuestiones éticas de la recolección de datos

Cuando recolectamos datos en una evaluación, no se trata solo de aplicar encuestas o entrevistas. También estamos asumiendo un compromiso con las personas que participan, y por eso es fundamental actuar con responsabilidad y ética en todo momento. Esto incluye no solo la recolección de la información, sino también su almacenamiento, análisis y acceso posterior.

Algunos principios básicos que deben guiar este proceso son: el consentimiento informado, la confidencialidad, el respeto a la privacidad y la sensibilidad cultural, especialmente cuando trabajamos con poblaciones vulnerables. Para poder cumplir con estos principios, es indispensable que todas las personas involucradas en el manejo de datos estén debidamente capacitadas y comprendan los principios éticos y legales asociados a su función. 

En algunos casos y dependiendo del tipo y envergadura de la evaluación, es importante verificar si la institución responsable cuenta con un comité de ética o comité de revisión institucional. De ser así, probablemente sea necesario presentar el protocolo de investigación y obtener su aprobación antes de iniciar la recolección de datos.

Uno de los elementos más importantes en este sentido es el consentimiento informado. Este debe entregarse antes de recolectar cualquier información y debe estar adaptado a las características del estudio: sus objetivos, métodos, beneficios esperados y posibles riesgos. No importa si los datos son sensibles o no, o si se identifica o no directamente a las personas: siempre se requiere consentimiento claro y voluntario.

Además, si durante la evaluación cambian aspectos importantes —por ejemplo, si se modifica el uso de los datos o se amplía el alcance de la investigación—, el consentimiento también debe actualizarse para reflejar esos cambios.

Un consentimiento informado completo suele incluir:

• Los objetivos de la evaluación
• El carácter voluntario de la participación
• Los beneficios esperados y los riesgos potenciales
• Los procedimientos para garantizar la confidencialidad y el uso responsable de los datos

En el caso de trabajar con niñas, niños o jóvenes menores de edad, se necesita el permiso de sus madres, padres o tutores legales. En algunos casos, también puede ser recomendable —o incluso necesario— pedir un asentimiento informado a los propios niños o niñas, para que ellos y ellas también puedan expresar su voluntad de participar de manera autónoma y consciente.

📚 Recursos recomendados:

Para la elaboración de este tipo de documentos, te recomendamos consultar los siguientes materiales:

• Recurso: Guía/Checklist para armar un consentimiento informado. Sautmann, A. (2019) Writing an informed consent documento. J-PAL Research Resources.  https://www.povertyactionlab.org/sites/default/files/research-resources/rr_irb_annotated-informed-consent-checklist_0.pdf
• Recurso para profundizar en las cuestiones a considerar cuando participan niños en las evaluaciones:  Guijt, I. (2014) Participatory Approaches. Methodological Briefs Impact Evaluation No. 5. UNICEF. https://www.betterevaluation.org/sites/default/files/Participatory_Approaches_ENG.pdf

Antes de comenzar la recolección de información, es muy importante definir con claridad quiénes estarán autorizados a acceder, modificar, almacenar o analizar los datos. Este acceso debe estar limitado solo a personas que tengan un rol definido dentro de la evaluación y que cuenten con un respaldo legal para intervenir en este proceso.

Una vez que los datos son recolectados, lo ideal es anonimizarlos lo antes posible. Esto significa eliminar cualquier dato que permita identificar directamente a las personas, como nombres, direcciones o correos electrónicos. Si por razones operativas es necesario conservar estos datos por un tiempo limitado, deben almacenarse por separado, con acceso estrictamente controlado. Aunque se eliminen los identificadores más evidentes, en muchos casos los datos todavía pueden considerarse personales. Por eso, es fundamental manejarlos con mucho cuidado, desde su almacenamiento hasta su análisis y difusión.

Para ayudarte en este proceso, te dejamos algunas preguntas que pueden guiar la reflexión del equipo (Phillips, T. B.,  et. al., 2014):

• ¿De dónde vienen los datos?
• ¿Quién los va a recolectar?
• ¿Dónde se van a almacenar y archivar?
• ¿Quién los va a analizar?
• ¿Quién más podrá acceder a ellos?
• ¿Está previsto hacer cambios en los instrumentos, preguntas o procedimientos?

Responder a estas preguntas desde el inicio permite anticipar riesgos, fortalecer la protección de datos y asegurar que el proceso de evaluación se desarrolle con responsabilidad, transparencia y respeto por las personas participantes.

4.2 Posibles desafíos del trabajo de campo

Como ya adelantamos, el trabajo en terreno involucra sucesos no previstos. En ese sentido, es fundamental verificar que el trabajo de campo se realice en los plazos previstos, con la calidad metodológica requerida y según el diseño aprobado. Esto implica revisar el cumplimiento de cronogramas, la cobertura geográfica o poblacional esperada, y la integridad y calidad de los datos recolectados. También incluye la identificación y solución de problemas logísticos, técnicos o éticos que puedan surgir durante el proceso.

Algunos desafíos frecuentes que pueden surgir durante el trabajo de campo son: dificultad para acceder a la información o a ciertos territorios, baja respuesta de personas o instituciones clave, cambios en el contexto (por ejemplo, huelgas, crisis locales, eventos imprevistos), problemas de coordinación entre los equipos involucrados, entre otros. Detectarlos a tiempo permite adaptar estrategias, tomar decisiones informadas y asegurar la continuidad y calidad del proceso evaluativo.

En la Tabla 1 se comparten posibles riesgos y sugerencias para mitigarlos. 

Tabla 1: Posibles riesgos de la recolección de datos y estrategias de mitigación 

Fuente: Elaboración propia.

Además de anticipar y resolver a tiempo los problemas que puedan surgir, es muy importante dejar registro de lo que ocurre durante el trabajo de campo. Documentar estos desafíos no solo ayuda a mantener informados a todos los actores involucrados, sino que también permite entender mejor el contexto en que se desarrolla la evaluación, lo cual es clave para interpretar correctamente los resultados.

Pero además, cada desafío suele traer consigo aprendizajes valiosos. Por eso, registrarlos y compartirlos puede marcar una gran diferencia en futuras etapas. Por ejemplo, si hubo demoras inesperadas para obtener autorizaciones institucionales o dificultades para contactar informantes en zonas rurales, esa información puede ayudar a prevenir o enfrentar mejor situaciones similares en futuras evaluaciones. También puede servir para mejorar el diseño, como ajustar los criterios de selección de la muestra o fortalecer la coordinación entre equipos.

4.3 Monitoreo del trabajo de campo

Todo lo hasta aquí detallado son cuestiones clave a considerar durante el trabajo de campo. Como en todo proceso complejo, es indispensable seguir de cerca el avance de los levantamientos y ajustar en función de las necesidades y eventualidades que vayan apareciendo. A continuación, compartimos algunas preguntas importantes para monitorear la recolección de datos (Phillips, T. B.,  et. al., 2014):

• ¿Estamos accediendo realmente al público previsto? ¿Hay grupos subrepresentados o sobrerrepresentados?
• ¿La información que estamos recogiendo nos sirve para responder las preguntas de evaluación?
• ¿Estamos recolectando los datos de forma que puedan ser analizados correctamente?
• ¿Estamos obteniendo la cantidad adecuada de datos para nuestras necesidades?

Dependiendo de las respuestas a estas preguntas, se puede evaluar la necesidad de incorporar o no más pasos para garantizar una adecuada ejecución de la evaluación. Por ejemplo, se puede decidir destinar un poco más de tiempo del originalmente planeado para la etapa de recolección de datos, complementar con otra estrategia de producción de información, solicitar una asesoría experta, entre otras alternativas. 

Para tomar estas decisiones, es importante considerar factores prácticos y operativos (como el tiempo, los recursos y la disponibilidad de las y los participantes), así como también mantener una comunicación y articulación constante con las partes involucradas en el proceso.

1. Seguimiento de la ejecución de la  evaluación

Como anticipamos, la etapa de ejecución suele ser donde más contratiempos ocurren. Esto se debe a la complejidad logística del trabajo en terreno, la interacción con múltiples actores, y la posibilidad de que surjan imprevistos contextuales, institucionales o técnicos que no siempre pueden anticiparse en la planificación. Lo importante es estar preparadas/os para responder a lo que sí se puede prever, y tener la flexibilidad para actuar frente a lo inesperado.

El seguimiento de la evaluación consiste en monitorear de forma sistemática y continua el desarrollo del proceso evaluativo. Su objetivo principal es asegurar que la evaluación se lleve a cabo conforme a lo planificado, cumpliendo con los objetivos, actividades, plazos y estándares de calidad definidos. Esto incluye:

• La verificación del avance en cada una de las etapas;
• La identificación oportuna de desvíos o problemas; y
• La implementación de acciones correctivas que permitan mantener el rumbo y garantizar resultados útiles y pertinentes.

El seguimiento también permite detectar desvíos o dificultades a tiempo, y tomar decisiones correctivas sin perder el rumbo. Desde SUMMA, recomendamos organizar reuniones periódicas (semanales, quincenales, según el caso)  de avance y coordinación entre los equipos involucrados. Estas reuniones sirven para revisar avances, compartir dudas, ajustar tareas, tomar decisiones conjuntas, documentar acuerdos y alinear expectativas. Son espacios clave para asegurar una implementación coherente y colaborativa.

2. Aprendizaje continuo

El aprendizaje continuo es un componente fundamental de todo proceso de evaluación orientado a la mejora. Implica generar, sistematizar y utilizar conocimientos de forma permanente durante el desarrollo de la evaluación, y no limitarse únicamente a las lecciones aprendidas al final del proceso.

Desde SUMMA creemos que este enfoque promueve una actitud reflexiva y adaptativa por parte de los equipos involucrados, permitiendo ajustar estrategias, repensar supuestos y tomar decisiones más informadas en tiempo real. Contribuye, además, a fortalecer capacidades institucionales para futuras intervenciones, promoviendo una cultura de mejora permanente.

A esto se suma la importancia de pensar el aprendizaje no sólo como un ejercicio retrospectivo, sino también como una práctica proactiva. Es decir, además de reflexionar sobre lo que ocurrió, planificar activamente qué queremos aprender, cómo lo haremos y en qué momento. Incorporar esta dimensión permite alinear la evaluación con preguntas estratégicas y con las necesidades reales de conocimiento de las organizaciones.

Algunas estrategias clave para fomentar el aprendizaje continuo y proactivo en el marco de una evaluación incluyen:

• Definir objetivos de aprendizaje desde el inicio, integrados al diseño de la evaluación: ¿Qué queremos aprender con este proceso? ¿Qué decisiones futuras queremos informar?
• Establecer espacios regulares de reflexión entre los equipos de evaluación y los actores involucrados, donde se revisen avances, se compartan hallazgos emergentes y se identifiquen aprendizajes en curso.
• Involucrar a los actores clave en la planificación del aprendizaje, para asegurar que las preguntas relevantes estén presentes desde el inicio.
• Documentar sistemáticamente buenas prácticas, errores u obstáculos y desafíos, construyendo una memoria institucional útil y accesible.
• Usar de forma adaptativa la información recolectada, promoviendo la toma de decisiones basada en evidencia incluso antes de finalizar la evaluación.
• Incluir múltiples perspectivas, mediante la participación activa de los equipos técnicos y territoriales, enriqueciendo la interpretación de los datos.
• Comunicar aprendizajes de manera efectiva, con productos breves, visuales o narrativos que faciliten su uso en tiempo real.

Adoptar este enfoque proactivo del aprendizaje en evaluación permite potenciar el impacto de los procesos evaluativos, generar evidencia más relevante y fortalecer la toma de decisiones en contextos complejos.

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